Rencana Manajemen Komunikasi

Rencana Manajemen Komunikasi

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

1.    Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders

2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya

3.  Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud

4. Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud

5.   Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst

6.   Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb

7.  Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek

8.  Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah

9.   Daftar istilah/terminologi

sumber : http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI9.ppt

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan Manajemen Komunikasi

• Perencanaan Komunikasi (Communication Planning) : mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek
• Distribusi Informasi : Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder 
• Pelaporan Kinerja : Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan 
• Mengelola stakeholders :  Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi

Perencanaan Komunikasi

• Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi

•  Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek

sumber : http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI9.ppt

Analisa Pareto

Analisa pareto adalah teknik statistik yg digunakan saat memutuskan pilihan apa yg harus diambil utk mencapai hasil yg maksimal. 

Sampel merupakan bagian dari populasi yang ingin diteliti; dipandang sebagai suatu pendugaan terhadap populasi, namun bukan populasi itu sendiri. Sampel dianggap sebagai perwakilan dari populasi yang hasilnya mewakili keseluruhan gejala yang diamati. ukuran dan keragaman sampel menjadi penentu baik tidaknya sampel yang diambil. Terdapat dua cara pengambilan sampel, yaitu secara acak (random)/probabilita dan tidak acak (non-random)/non-probabilita.

simpangan baku atau deviasi standar adalah ukuran sebaran statistik yang paling lazim. Singkatnya, ia mengukur bagaimana nilai-nilai data tersebar.
Simpangan baku didefinisikan sebagai akar kuadrat varians. Simpangan baku merupakan bilangan tak-negatif, dan memiliki satuan yang sama dengan data. Misalnya jika suatu data diukur dalam satuan meter, maka simpangan baku juga diukur dalam meter pula.

 sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Sampel_%28statistika%29

meidii.multiply.com/journal/item/9

Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines

Tahapan Manajemen Kualitas

• Perencanaan Kualitas

identifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek, dan menentukan cara memenuhi standar kualitas tsb

• Penjaminan Kualitas

Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan

• Pengendalian Kualitas

Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh

Perencanaan Kualitas

• Perlu merancang kualitas dan mengkomunikasikan faktor-faktor yang berkontribusi langsung untuk memenuhi permintaan pelanggan

• Desain eksperimen dapat mengidentifikasi variabel-variabel yang paling berpengaruh terhadap keluaran proses

• Beberapa aspek proyek IT yang mempengaruhi kualitas:

fungsionalitas, fitur-fitur, keluaran sistem, performansi, reliabilitas, dan maintainabilitas

Ouput Proses Perencanaan Kualitas

• Quality Management Plan

Dapat didokumentasikan secara formal maupun informal,namun harus dapat menjadi tuntunan agar proses maupun produk proyek menjadi berkualitas (apapun standar yang digunakan)

• Quality Metrics

Digunakan saat proses penjaminan kualitas (QA) dan pengendalian kualitas (QC)

Contoh : reliability,failure rate, availibility,dsb

• Quality Checklist

Daftar hal-hal yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi kualitas proyek

• Process Improvement Plan, Quality Baseline,

Project Management Plan (update)

Penjaminan Kualitas

• Proses ini dilakukan dalam rangka menjamin peningkatan yang terus menerus dari berbagai aspek, sehingga penggunaan sumber daya proyek dapat seefektif dan seefisien mungkin.

• Proses ini berlangsung secara iteratif, dengan cara membuang semua aktivitas yang tidak memberi nilai tambah

• Tujuannya agar proses berjalannya aktivitas, merupakan aktivitas yang berkualitas

sumber : http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI8.-Quality-Mgmt.pdf

Estimasi Biaya

Estimasi Biaya

•  Output penting dari tahapan ini adalah estimasi biaya
• Sangat penting membangun cost management plan yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek

Perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya:

• Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek yang serupa sebelumnya sebaga dasar estimasi baru
• bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total
•  parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya 

Constructive Cost Model (COCOMO)

• Salah satu model parameter yang terkenal dibuat oleh Barry Boehm
• Digunakan untuk mengestimasi biaya pembuatan perangkat lunak berdasarkan jumlah baris kode (source lines of code/SLOC)atau function points.
• COCOMO II, model terkomputerisasi yang sudah tersedia di Web
• Boehm mengatakan bahwa hanya model parametrik yang tidak menderita dari terbatasnya pembuatan keputusan oleh manusia

sumber : http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI7.pdf

              http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/NKB17115/document/slide-kuliah

Cost dan Cotrol Budgeting

Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke  

     masing - masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya

•          Input utama : WBS
•         Output utama : cost baseline 
•         Cost baseline is a time-phases budget that projectn managers use to measure and monitor cost performance

 

Control Budgeting mencakup :

- Mengawasi kinerja biaya 

- Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang tepat yang akan  

   masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi

- Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan 

  yang disetujui yang akan memeperngaruhi biaya

   

Earned Value Management (EVM)

 

-   EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang 

   mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya

-  Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu 

   baseline (original plan plus approved changes). Dengan 

   baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan 

   dengan baik atau tidak

-  Secara periodik informasi aktual mengenai  kinerja   

   proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM 

   dapat optimal. 

 

Proses dan Prinsip Dasar Project Cost Management

Cost dan Project Cost Management

•Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti

•Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti dollar, rupiah

•Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

Proses Manajemen Biaya Proyek

•Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya apa dan berapa banyak yang harus digunakan

•Estimasi Biaya: membuat estimasi biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

•Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai  garis dasar untuk pengukuran performansi

•Pengendalian Biaya: pengendalian perubahan terhadap budget proyek

Prinsip Dasar Manajemen Biaya

• Keuntungan adalah Penerimaan dikurangi Pengeluaran (Biaya) 
• Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan
• Analisis Aliran Kas adalah menentukan perkiraan biaya tahunan dan keuntungan dari suatu proyek
•  Keuntungan dan biaya bisa terukur dan tidak terukur, langsung maupun tidak langsung
• Sunk cost (biaya masa lalu) seharusnya tidak dijadikan kriteria dalam seleksi proyek  

sumber :  http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/NKB17115/document/slide-kuliah