Minggu, 20 Oktober 2013

INQUIRY LETTER

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya. Surat ini berfungsi untuk merespon  suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut. Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.

Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli  agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.  Hal-hal itu mencakup :

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan sebagainya
c. Harga satuannya
d. Potongan harga
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual
f.  Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

Bagian-bagian inquiry letter adalah :
1.    Kepala surat (header)
Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju. 

2.    Tanggal surat (date) 

3.     Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam.  Dalam opening tergantung surat formal/ non formal.
Contoh untuk non formal : Dear Rara
Contoh untuk formal : To Whom It May Concern 

4.    Referensi (reference)
Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan   yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

With reference to your advertisement (ad) in ... Atau 

Regarding your advertisement (ad) in ... 

5.    Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

Would you please send me ...   Atau   Could you please send me ... 

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini: 

I would also like to know ... Atau  Could you tell me whether ... 


6.    Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah: 


Sincerely  Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:  Yours faithfully 


Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).


·         Contoh  Inquiry letter  :

PT. BAGASKARA
Jalan
Delima No. 10
 
JAKARTA 11730

October 21st  2013
PT. Bulan Bintang
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952

Dear Sirs,
Our company is a company that specializes in selling various leather products such as leather wallets, leather shoes and so forth. We will soon open several branches in various areas in Java. although we will open branches in various regions, we would like distribution of goods to be shipped for sale in our company running smoothly and the goods we sell good quality goods with prices that can reach the surrounding community.
Some time ago we read a profile of your company, your company produces goods in a newspaper. We are very interested to cooperate with your company. Therefore we are very happy if your company is willing to send the list of goods and price list production. If your company has regional branches in Jakarta and West Java, we also ask to include the address of a branch office in your company so that later if your office area is very easy walking distance from our company, we can order the goods from the nearest branch office .
We also hope that your company can provide special offers for our company. We are expecting a reply from you to cooperate with our company.

Yours Faithfully,

Dwini
Purchase Manager



·         Reply Inquiry Letter

PT. Bulan Bintang
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952

Mrs. Dwini
Purchase Manager
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952


Dear Mr.Arnold
Thank you for your inquiry letter of 21st October 2013 and interested in our advertisement.
As requsted, we enclose herewith the latest illustrated catalogue together with price list and the terms. Dispatch of poduct will be sent after we receive two weeks order letter, and we could give 4% cash discount in 30 days from invoice date.
We are looking forward to your order soon.
Yours Sincerely,

Dewa

ORDER LETTER

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. 
Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. 
Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi: 
  • Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi) 
  • List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
  • Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
  •  Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran) 
  • An order number (nomor pesanan) 
Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu: 
1.      Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)  
2.      Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi) 

Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan. 
Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 
  1. No. (number) (nomor) 
  2. Unit price (harga peruntit) 
  3. Description/ items (barang) 
  4. Amount (Jumlah)
  5. Quantity (jumlah banyak 
  6. Delivery date (tanggal pengiriman) 
  7. Type (jenis)
  8. Terms of payment (cara pembayaran)

Contoh Order Letter :
PT. PANASONIC
JL. Raya Bogor No. 28
Jakarta


Number          : 012/OL/SK/V/2012                                                                  21st October 2013

PT. AISYAH
JL.Bakti No. 3
Depok

Dear Sir/Madam,

RE        : Order Letter

Based on your offering letter on 15th October 2013, we would like to order from your company. Those are :

1.       5 Kenko Punched
2.       5 Canon Typewriter
3.       3 Casio Reproducing Machines

The goods must be sent in two weeks. Terms of delivery is F.O.B. Terms of the payment 60% payed after the order arrived an 40% will be pay with in a month.
Thanks for your attention.


Referensi :