Inquiry letter adalah sebuah
jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa,
lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya. Surat ini berfungsi
untuk merespon suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti
surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita
tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut. Biasanya suart ini
merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari
dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam
surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang
merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri
untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu
mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan
sebagainya
c. Harga satuannya
d. Potongan harga
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan
lain-lain.
Bagian-bagian inquiry
letter adalah :
1. Kepala surat (header)
Tercantum Alamat, jika
sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop
surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat
perusahaan yang dituju.
2. Tanggal surat (date)
3. Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam.
Dalam opening tergantung surat formal/ non formal.
Contoh untuk non
formal : Dear Rara
Contoh untuk formal :
To Whom It May Concern
4. Referensi (reference)
Paragraf pertama
selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang
dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau
informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di
perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
With reference to your
advertisement (ad) in ... Atau
Regarding your
advertisement (ad) in ...
5. Permohonan informasi
Setelah menuliskan
referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang
ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
Would you please send
me ... Atau Could you please send me
...
Jika ada informasi
lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut
ini:
I would also like to
know ... Atau Could you tell me whether ...
6. Penutup dan tanda
tangan (signature)
Ekspresi yang umum
digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely Atau ekspresi
formal yang juga lazim digunakan adalah: Yours faithfully
Setelah menuliskan
penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada
suatu perusahaan).
·
Contoh Inquiry letter :
PT. BAGASKARA
Jalan Delima No. 10
JAKARTA 11730
Jalan Delima No. 10
JAKARTA 11730
October 21st 2013
PT. Bulan Bintang
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952
Dear Sirs,
Our company is a company that specializes in selling various leather
products such as leather wallets, leather shoes and so forth. We will soon open
several branches in various areas in Java. although we will open branches in
various regions, we would like distribution of goods to be shipped for sale in
our company running smoothly and the goods we sell good quality goods with
prices that can reach the surrounding community.
Some time ago we read a profile of your company, your company produces
goods in a newspaper. We are very interested to cooperate with your company.
Therefore we are very happy if your company is willing to send the list of
goods and price list production. If your company has regional branches in Jakarta and West Java, we also ask to include the address of a branch
office in your company so that later if your office area is very easy walking
distance from our company, we can order the goods from the nearest branch
office .
We also hope that your company can provide special offers for our company.
We are expecting a reply from you to cooperate with our company.
Yours
Faithfully,
Dwini
Purchase Manager
·
Reply Inquiry Letter
PT. Bulan Bintang
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952
Mrs. Dwini
Purchase Manager
Jalan Abadi No.20
DEPOK 16952
Dear Mr.Arnold
Thank you for your inquiry letter of 21st October 2013 and interested
in our advertisement.
As requsted, we enclose herewith the latest illustrated catalogue together
with price list and the terms. Dispatch of poduct will be sent after we receive
two weeks order letter, and we could give 4% cash discount in 30 days from
invoice date.
We are looking forward to your order soon.
Yours Sincerely,
Dewa
Marketing
Manager
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar