ORDER LETTER

Order Letter (Surat Pemesanan)

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. 

Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. 

Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi: 

• Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi) 
• List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
• Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
•  Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran) 
• An order number (nomor pesanan) 

Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu: 

1.      Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)  

2.      Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi) 

Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan. 

Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 

1. No. (number) (nomor) 
2. Unit price (harga peruntit) 
3. Description/ items (barang) 
4. Amount (Jumlah)
5. Quantity (jumlah banyak 
6. Delivery date (tanggal pengiriman) 
7. Type (jenis)
8. Terms of payment (cara pembayaran)

Contoh Order Letter :

PT. PANASONIC

JL. Raya Bogor No. 28

Jakarta

Number          : 012/OL/SK/V/2012                                                                  21^st October 2013

PT. AISYAH

JL.Bakti No. 3

Depok

Dear Sir/Madam,

RE        : Order Letter

Based on your offering letter on 15^th October 2013, we would like to order from your company. Those are :

1.       5 Kenko Punched

2.       5 Canon Typewriter

3.       3 Casio Reproducing Machines

The goods must be sent in two weeks. Terms of delivery is F.O.B. Terms of the payment 60% payed after the order arrived an 40% will be pay with in a month.

Thanks for your attention.

Referensi :

http://putty-ashari.blogspot.com/2012/09/ini-contoh-surat-order-letter-nih-dalam.html

http://mayangadi.blogspot.com/2012/11/order-letter-surat-pemesanan.html