Tugas Softskill 6 -- Project Time Management

Manajemen Waktu Proyek 

 
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu : 

1.  Mendefinisikan aktivitas proyek.
Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

 2. Urutan aktivitas proyek.
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

3.  Estimasi aktivitas sumber daya proyek.
Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek. 

4. Estimasi durasi kegiatan proyek.
Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 

5. Membuat jadwal proyek.
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.

Pentingnya Jadwal Proyek
Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar
Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek
Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek

Konflik Jadwal
Penyebab konflik:

1. Individual work style
2. Perbedaan budaya 
3. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur  dan tengat (deadline) 
4. Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang lain tidak 
5. Perbedaan budaya bahkan untuk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal

Proses Manajemen Waktu Proyek
Aktivitas : identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables
Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
Estimasi sumberdaya untuk setiap aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya untuk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas untuk membuat jadwal proyek
Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek

Definisi Aktivitas
Aktivitas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya
Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis

Daftar Aktivitas dan Atributnya
Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini harus mencakup:
l Nama aktivitas
l Nomor atau identitas aktivitas
l Deskripsi singkat tentang aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya tetang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

Pengurutan Aktivitas
Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dengan yang lain Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas
terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
harus  ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path analysis

Tiga Tipe Ketergantungan :
Ketergantungan mandatori      :  sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm                             proyek ( hard logic ).
Ketergantungan diskresionari     : ditentukan oleh tim proyek (soft logic) dan harus    digunakan dengan hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya
Ketergantungan eksternal     :  mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

Diagram Jaringan
Diagran merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
Terdapat dua format utama, yaitu:
Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
Precedence Diagramming Method (PDM)

Arrow Diagramming Method (ADM)
Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)
Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)
Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas
Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to- start

Precedence Diagramming Method (PDM)
Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)
Anak panah menunjukkan hubungan antar aktivitas
PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakanoleh perangkat lunak manajemen proyek
Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ktergantungan yg berbeda

Tipe Ketergantungan Tugas :
FS (Finish-to-Start) : Task B can’t start until  A finishes
SS (Start-to-Start) : Task B can't start until A start
FF (Finish-to-Finish) : Task B can't finish until A finished
SF (Start-to-Finish) : Task B can't finish until A start

Estimasi Durasi Aktivitas
Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mngerjakan suatu aktivitas ditambah waktu hilang (elapsed time)
Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja ,dbutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas
Effort biasanya tdk sama dgn durasi
Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantudlm membuat estimasi durasi aktivitas 

Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan kontraktor. PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut.

Diagram (Jaringan) PERT
Dalam pengelolaan proyek, sebuah ‘aktivitas’ adalah kegiatan yang harus dikerjakan dan sebuah ‘event’ atau ’acara’ merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus sudah terselesaikan.
Diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu aktivitas (activities) dan tonggak event/acara (milestones). Kedua komponen ini ditandai dengan busur dan titik. Activities digambarkan pada busur dan milestones digambarkan pada titik (lingkaran).


Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:
Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik
Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan
Menyusun model diagram jaringan
Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan
Menentukan tahapan dan jalur kritis
Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut:

•  Jangka waktu penyelesaian proyek

• Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan

• Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek

• Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis

•  Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Sumber :
https://meandmyheart.files.wordpress.com/2010/04/manajemen-waktu-proyek.ppt+proses+manajemen+waktu+PROYEK
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
http://www.keuanganlsm.com/article/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/
http://www.keuanganlsm.com/wp-content/uploads/2011/04/Pert_chart_colored.jpg