Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan Manajemen Komunikasi

• Perencanaan Komunikasi (Communication Planning) : mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek
• Distribusi Informasi : Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder 
• Pelaporan Kinerja : Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan 
• Mengelola stakeholders :  Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi

Perencanaan Komunikasi

• Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi

•  Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek

sumber : http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI9.ppt

Analisa Pareto

Analisa pareto adalah teknik statistik yg digunakan saat memutuskan pilihan apa yg harus diambil utk mencapai hasil yg maksimal. 

Sampel merupakan bagian dari populasi yang ingin diteliti; dipandang sebagai suatu pendugaan terhadap populasi, namun bukan populasi itu sendiri. Sampel dianggap sebagai perwakilan dari populasi yang hasilnya mewakili keseluruhan gejala yang diamati. ukuran dan keragaman sampel menjadi penentu baik tidaknya sampel yang diambil. Terdapat dua cara pengambilan sampel, yaitu secara acak (random)/probabilita dan tidak acak (non-random)/non-probabilita.

simpangan baku atau deviasi standar adalah ukuran sebaran statistik yang paling lazim. Singkatnya, ia mengukur bagaimana nilai-nilai data tersebar.
Simpangan baku didefinisikan sebagai akar kuadrat varians. Simpangan baku merupakan bilangan tak-negatif, dan memiliki satuan yang sama dengan data. Misalnya jika suatu data diukur dalam satuan meter, maka simpangan baku juga diukur dalam meter pula.

 sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Sampel_%28statistika%29

meidii.multiply.com/journal/item/9

Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines

Tahapan Manajemen Kualitas

• Perencanaan Kualitas

identifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek, dan menentukan cara memenuhi standar kualitas tsb

• Penjaminan Kualitas

Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan

• Pengendalian Kualitas

Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh

Perencanaan Kualitas

• Perlu merancang kualitas dan mengkomunikasikan faktor-faktor yang berkontribusi langsung untuk memenuhi permintaan pelanggan

• Desain eksperimen dapat mengidentifikasi variabel-variabel yang paling berpengaruh terhadap keluaran proses

• Beberapa aspek proyek IT yang mempengaruhi kualitas:

fungsionalitas, fitur-fitur, keluaran sistem, performansi, reliabilitas, dan maintainabilitas

Ouput Proses Perencanaan Kualitas

• Quality Management Plan

Dapat didokumentasikan secara formal maupun informal,namun harus dapat menjadi tuntunan agar proses maupun produk proyek menjadi berkualitas (apapun standar yang digunakan)

• Quality Metrics

Digunakan saat proses penjaminan kualitas (QA) dan pengendalian kualitas (QC)

Contoh : reliability,failure rate, availibility,dsb

• Quality Checklist

Daftar hal-hal yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi kualitas proyek

• Process Improvement Plan, Quality Baseline,

Project Management Plan (update)

Penjaminan Kualitas

• Proses ini dilakukan dalam rangka menjamin peningkatan yang terus menerus dari berbagai aspek, sehingga penggunaan sumber daya proyek dapat seefektif dan seefisien mungkin.

• Proses ini berlangsung secara iteratif, dengan cara membuang semua aktivitas yang tidak memberi nilai tambah

• Tujuannya agar proses berjalannya aktivitas, merupakan aktivitas yang berkualitas

sumber : http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI8.-Quality-Mgmt.pdf

Estimasi Biaya

Estimasi Biaya

•  Output penting dari tahapan ini adalah estimasi biaya
• Sangat penting membangun cost management plan yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek

Perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya:

• Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek yang serupa sebelumnya sebaga dasar estimasi baru
• bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total
•  parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya 

Constructive Cost Model (COCOMO)

• Salah satu model parameter yang terkenal dibuat oleh Barry Boehm
• Digunakan untuk mengestimasi biaya pembuatan perangkat lunak berdasarkan jumlah baris kode (source lines of code/SLOC)atau function points.
• COCOMO II, model terkomputerisasi yang sudah tersedia di Web
• Boehm mengatakan bahwa hanya model parametrik yang tidak menderita dari terbatasnya pembuatan keputusan oleh manusia

sumber : http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI7.pdf

              http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/NKB17115/document/slide-kuliah

Cost dan Cotrol Budgeting

Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke  

     masing - masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya

•          Input utama : WBS
•         Output utama : cost baseline 
•         Cost baseline is a time-phases budget that projectn managers use to measure and monitor cost performance

 

Control Budgeting mencakup :

- Mengawasi kinerja biaya 

- Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang tepat yang akan  

   masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi

- Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan 

  yang disetujui yang akan memeperngaruhi biaya

   

Earned Value Management (EVM)

 

-   EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang 

   mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya

-  Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu 

   baseline (original plan plus approved changes). Dengan 

   baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan 

   dengan baik atau tidak

-  Secara periodik informasi aktual mengenai  kinerja   

   proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM 

   dapat optimal. 

 

Proses dan Prinsip Dasar Project Cost Management

Cost dan Project Cost Management

•Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti

•Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti dollar, rupiah

•Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

Proses Manajemen Biaya Proyek

•Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya apa dan berapa banyak yang harus digunakan

•Estimasi Biaya: membuat estimasi biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

•Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai  garis dasar untuk pengukuran performansi

•Pengendalian Biaya: pengendalian perubahan terhadap budget proyek

Prinsip Dasar Manajemen Biaya

• Keuntungan adalah Penerimaan dikurangi Pengeluaran (Biaya) 
• Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan
• Analisis Aliran Kas adalah menentukan perkiraan biaya tahunan dan keuntungan dari suatu proyek
•  Keuntungan dan biaya bisa terukur dan tidak terukur, langsung maupun tidak langsung
• Sunk cost (biaya masa lalu) seharusnya tidak dijadikan kriteria dalam seleksi proyek  

sumber :  http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/NKB17115/document/slide-kuliah

Tugas Softskill 6 -- Project Time Management

Manajemen Waktu Proyek 

 
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu : 

1.  Mendefinisikan aktivitas proyek.
Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

 2. Urutan aktivitas proyek.
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

3.  Estimasi aktivitas sumber daya proyek.
Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek. 

4. Estimasi durasi kegiatan proyek.
Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 

5. Membuat jadwal proyek.
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.

Pentingnya Jadwal Proyek
Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar
Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek
Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek

Konflik Jadwal
Penyebab konflik:

1. Individual work style
2. Perbedaan budaya 
3. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur  dan tengat (deadline) 
4. Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang lain tidak 
5. Perbedaan budaya bahkan untuk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal

Proses Manajemen Waktu Proyek
Aktivitas : identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables
Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
Estimasi sumberdaya untuk setiap aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya untuk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas untuk membuat jadwal proyek
Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek

Definisi Aktivitas
Aktivitas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya
Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis

Daftar Aktivitas dan Atributnya
Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini harus mencakup:
l Nama aktivitas
l Nomor atau identitas aktivitas
l Deskripsi singkat tentang aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya tetang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

Pengurutan Aktivitas
Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dengan yang lain Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas
terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
harus  ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path analysis

Tiga Tipe Ketergantungan :
Ketergantungan mandatori      :  sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm                             proyek ( hard logic ).
Ketergantungan diskresionari     : ditentukan oleh tim proyek (soft logic) dan harus    digunakan dengan hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya
Ketergantungan eksternal     :  mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

Diagram Jaringan
Diagran merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
Terdapat dua format utama, yaitu:
Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
Precedence Diagramming Method (PDM)

Arrow Diagramming Method (ADM)
Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)
Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)
Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas
Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to- start

Precedence Diagramming Method (PDM)
Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)
Anak panah menunjukkan hubungan antar aktivitas
PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakanoleh perangkat lunak manajemen proyek
Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ktergantungan yg berbeda

Tipe Ketergantungan Tugas :
FS (Finish-to-Start) : Task B can’t start until  A finishes
SS (Start-to-Start) : Task B can't start until A start
FF (Finish-to-Finish) : Task B can't finish until A finished
SF (Start-to-Finish) : Task B can't finish until A start

Estimasi Durasi Aktivitas
Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mngerjakan suatu aktivitas ditambah waktu hilang (elapsed time)
Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja ,dbutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas
Effort biasanya tdk sama dgn durasi
Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantudlm membuat estimasi durasi aktivitas 

Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan kontraktor. PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut.

Diagram (Jaringan) PERT
Dalam pengelolaan proyek, sebuah ‘aktivitas’ adalah kegiatan yang harus dikerjakan dan sebuah ‘event’ atau ’acara’ merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus sudah terselesaikan.
Diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu aktivitas (activities) dan tonggak event/acara (milestones). Kedua komponen ini ditandai dengan busur dan titik. Activities digambarkan pada busur dan milestones digambarkan pada titik (lingkaran).


Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:
Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik
Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan
Menyusun model diagram jaringan
Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan
Menentukan tahapan dan jalur kritis
Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut:

•  Jangka waktu penyelesaian proyek

• Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan

• Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek

• Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis

•  Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Sumber :
https://meandmyheart.files.wordpress.com/2010/04/manajemen-waktu-proyek.ppt+proses+manajemen+waktu+PROYEK
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
http://www.keuanganlsm.com/article/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/
http://www.keuanganlsm.com/wp-content/uploads/2011/04/Pert_chart_colored.jpg